Dobre oprogramowanie księgowe może być świetną opcją dla każdej firmy. Warto się zastanowić, który pakiet i usługi są dla nas odpowiednie. Na pewno będziemy potrzebowali programu, który uwzględni nasze wszystkie potrzeby finansowe. Nie może być jednak zbyt skomplikowany, jeśli chcemy samodzielnie z niego korzystać.
Ile jesteś w stanie wydać na oprogramowanie?
Musimy mieć oprogramowanie, które pomaga w wykonaniu wszystkich podstawowych zadań księgowych. Rachunkowość jest bardzo ważnym elementem każdej firmy. Nie płaćmy jednak za to, czego w tej chwili nie potrzebujemy. Z drugiej nie oszczędzajmy przesadnie na systemie.
Czy podwójne księgowanie jest potrzebne?
W przypadku małych jednoosobowych działalności gospodarczych najprawdopodobniej wystarczy pojedyncze księgowanie. Jest też łatwiejsze do nauczenia. Podwójne księgowanie może być konieczne nie tylko dla większych firm. Sprawdzi się również w przypadku małych przedsiębiorstw, które chcą się rozwijać i profesjonalnie prowadzić księgowość. Pamiętajmy, że wraz ze wzrostem firmy, stajemy się coraz bardziej odpowiedzialni. Ponadto dzięki podwójnemu księgowaniu ułatwiamy swoim księgowym życie. Dlatego wybierzmy oprogramowanie, które spełnia nasze wymagania.
Potrzebne funkcje
Większość programów księgowych obsługuje podstawowe zagadnienia, takie jak fakturowanie, płatności za rachunki, raporty finansowe i raporty wydatków. Zaawansowane oprogramowanie (do księgowania podwójnego zapisu), będzie oferować obsługę należności, zobowiązań i innych.
Możemy się zastanowić, czy są nam potrzebne dodatkowe funkcje, takie jak:
- Podwójne księgowanie,
- Formularze transakcji,
- Śledzenie czasu,
- Lista płac,
- Śledzenie zapasów,
- Dostęp dla klientów/sprzedawców,
- Kwartalna ocena podatkowa,
- Wsparcie dla wielu walut,
- Zarządzanie dokumentami,
- Integracja CRM.
Pamiętajmy, że jeśli oprogramowanie nie ma jednej lub dwóch funkcji, ale spełnia wszystkie inne nasze potrzeby, zwykle możemy znaleźć dodatek lub rozszerzenie do danego pakietu. Niezależnie od tego, czy chodzi nam o funkcję zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub moduły śledzenia czasu.
Czy będziemy korzystać z oprogramowania na komputerze stacjonarnym, czy opartego na chmurze?
Chociaż coraz więcej dostawców zaczyna oferować oprogramowanie dostępne na chmurze, znajdziemy też takie, które możemy zainstalować na komputerze stacjonarnym. Oprogramowanie oparte na chmurze ma wiele zalet. Jest zawsze aktualne (nie musimy myśleć o samodzielnych aktualizacjach), regularnie tworzy kopie zapasowe i synchronizuje się z kontami bankowymi i punktami sprzedaży.
Jakich integracji potrzebujemy?
Oprogramowanie na chmurze zmieniło sposób myślenia o księgowości. Dzięki inteligentnym integracjom możemy go połączyć z CRM, systemami i usługami, z których korzystamy każdego dnia. Jeśli mamy kilka różnych platform SaaS, opartych na chmurze, powinny się zintegrować z naszym oprogramowaniem księgowym.
Czy potrzebujemy mobilnej aplikacji do księgowania?
Wiele pakietów oferuje wygodne aplikacje mobilne. Dzięki temu możemy łatwo i wygodnie sprawdzić swoje finanse na każdym urządzeniu mobilnym, np. telefonie czy tablecie. Możemy też szybko skanować pokwitowania lub obsługiwać listy płac w czasie podróży.
Jak ważny jest dla nas przewodnik lub wsparcie live?
To kolejna funkcja, którą mogą się różnić poszczególne pakiety. Zastanówmy się, czy jesteśmy początkujący. Jeśli tak, to wybierzmy pakiet z doskonałą obsługą klienta (a czasami możliwe jest też wcześniejsze przeszkolenie). Inne oprogramowania mogą być przeznaczone dla księgowych i ekspertów.
Czy potrzebujesz funkcji list płacowych lub śledzenia czasu pracy?
Jeśli mamy pracowników lub grupę osób, z którą współpracujemy, prawdopodobnie będziemy potrzebować usług płacowych wbudowanych od razu w oprogramowanie. Integracja listy płac w programie księgowym jest przydatna, aby uzyskać szeroki obraz naszej organizacji z jednego centralnego pulpitu nawigacyjnego. Nie wszystkie pakiety zawierają tę funkcję, ale niektóre oferują ją jako dodatek.